A contabilidade tem por finalidade fornecer informações para orientar as decisões de seus administradores na busca de alternativas para gestão dos seus negócios. O bom desempenho das funções administrativas de planejamento, organização, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão, dentre outras, são dependentes, com particular intensidade, da disponibilidade de dados e informações contábeis confiáveis e em tempo divulgadas.
No Brasil, com o acúmulo de implicações legais, com o tempo, esta finalidade, foi sendo substituída pelo aspecto legal, deixando a contabilidade 'gerencial' de ser considerada como ferramenta de administração. Os números apresentados para efeito legal tem sua finalidade específica, mas numa economia instável pouco representa quando se busca a análise dos resultados efetivos.
No momento atual, mais do que nunca, a administração precisa estar segura quanto aos caminhos a serem seguidos e, nesse sentido, a contabilidade deve retomar seu enfoque gerencial, suprindo os administradores com informações que os orientam na tomada de decisões acertada.
Aos administradores, que devem analisar o rumo da organização, é imprescindível que sejam apresentadas informações que, extraídas da contabilidade, representem uma base sólida para o planejamento da organização.
Só executamos alguma atividade ou tomamos decisões quando estamos supridos de informações. Dentro da organização não é diferente. Todas as atividades desempenhadas, sejam de caráter operacional ou gerencial, estão apoiadas em alguma informação que precisou ser preparada, no formato adequado, a partir dos dados coletados na contabilidade.
Podemos classificar a informação na empresa quanto ao seu uso como operacional, legal ou gerencial. Operacional é a informação utilizada para o processamento das atividades rotineiras, utilizada num momento específico para se obter um resultado, sendo posteriormente arquivada. Exemplo: pagamentos efetuados (contas a pagar e saldo disponível nos bancos). Esses mesmos dados podem ser compilados de outra forma, gerando informações de caráter legal ou gerencial.
Legal, quando a informação é utilizada para atender à legislação vigente e que deve ser preparada independente de sua utilidade para a operação ou gestão da empresa.
Já a gerencial, é a informação utilizada para a tomada de decisões. Tem por característica básica a necessidade de um tratamento elaborado sobre os dados disponíveis, visando agrupá-los de forma adequada para análise.
Normalmente são informações resumidas, de pequeno volume, que agregam dados utilizados na operação da empresa ou na preparação de informações legais, como exemplo:
• A administração preocupada em definir a estratégia da empresa quanto a sua atuação no mercado, ela deve ser suprida de informações que permitam avaliar situações como: que mercado deve ser mais bem explorado; onde e como investir; quais gastos estão acima de nossas previsões; devemos terceirizar ou aumentar nosso quadro; que linha de produtos ou que produto específico está sendo deficitário e por quê.
É evidente que a qualidade da informação irá determinar a decisão tomada. Ocorre que, normalmente, à medida que a empresa cresce, os diretores deixam de entrar em contato constante com todos os acontecimentos. A alta administração se afasta dos níveis operacionais e passa a ter menos conhecimento dos fatos, alguns dos quais podem, inclusive determinar o sucesso da empresa.
Se a empresa está crescendo, o volume de dados para suprir todas as informações necessárias também cresce e, geralmente, numa proporção muito maior, isso ocorre principalmente quando os diversos níveis da empresa não conhecem exatamente o que é importante no processo de tomada de decisão. Nesse momento, o fluxo eficiente e a qualidade da informação passam a ser essenciais.
Existem certos parâmetros que nos orientam na identificação de sua qualidade. No caso específico da informação de caráter gerencial, existe um padrão a ser observado, como segue:
• Confiabilidade: a consistente racionalidade das informações é de primordial importância, para a administração continuar depositando, nas informações recebidas, a confiabilidade indispensável para nelas basear suas decisões gerenciais que definem, a cada momento, o futuro da organização.
• Em tempo hábil: a informação gerencial só se justifica se permitir uma tomada de decisão dentro de prazos aceitáveis.
• Relevância: fatos e detalhes irrelevantes podem ser supridos quando o uso da informação não depende deles.
• Comparações: a possibilidade de comparar resultados reais com os previstos, ou ainda, resultados de um período com outros torna as decisões mais segura.
• Exceções: às vezes quem irá tomar decisões só precisa saber os fatos que estão fugindo a normalidade. Se tudo está dentro do previsto, não há o que mudar, ou decidir.
• Detalhamento: as informações devem estar estruturadas de forma a sempre permitir a obtenção de dados cada vez mais pormenorizados e localizados, partindo da informação global inicialmente gerada.
Por fim, a contabilidade faz-se gerencial se houver dentro da organização pessoas que utilize a informação numa atuação prática, como uma ferramenta de auxilio à administração, para tomada de decisões.