Qualquer organização que deseje progredir, ou pelo menos, sobreviver, tem de planejar suas atividades e cuidar para que os programas e os objetivos estabelecidos pela alta administração sejam devidamente executados. O controle orçamentário é considerado uma das ferramentas de gestão mais efi caz de que as empresas dispõem para o planejamento e o controle de suas operações e na tomada de decisões.
O orçamento empresarial é uma estratégia essencial para qualquer organização, independente de seu porte ou natureza jurídica. Entre as vantagens do controle orçamentário podemos citar que ele atende integralmente às funções administrativas empresariais básicas de planejamento, do controle e da execução. Consagrado na administração pública é também muito aceito entre as empresas bem administradas.
Há um mito de que os orçamentos são complexos. Todavia, ele é aplicável às pequenas e médias empresas. Cada empresa deve cuidar para que o sistema orçamentário escolhido se mantenha dentro do nível de complexidade compatível com o tamanho e a estrutura da sua organização, sendo indispensável conservar a simplicidade.
O orçamento é um planejamento econômico-financeiro construído com base nos objetivos da organização, por meio de projeção de receitas, custos e despesas, por períodos que podem ser mensais, trimestrais, semestrais, ou anuais. Sua principal finalidade é projetar com antecedência as ações que serão executadas, os recursos que serão alocados e os resultados previstos e programados, bem como verificar em que medida os resultados, comparados aos objetivos fixados, foram atingidos.
O período de até 1 ano é considerado de curto prazo, de 2 a 5 anos de médio, e acima de 5 anos de longo prazo. Eles podem ser classifi cados entre parciais e global. Os parciais referem-se a atividades, áreas ou departamentos específicos como vendas, administração, produção etc. Já o global é o que consolida todos os orçamentos parciais da organização.
O processo de elaboração, em grande parte é livre, cuja forma, natureza e periodicidade devem atender as preferências e necessidades da organização. Normalmente a diretoria determina os objetivos da empresa, a estratégia a ser seguida, e as informações concernentes à evolução econômica esperada para o período orçado por meio de índices de infl ação, crescimento do PIB, taxas cambiais dentre outros indicadores.
Essas informações e diretrizes são compiladas em um sumário de premissas básicas que é passado às pessoas encarregadas pela elaboração do orçamento, e depois repassadas aos diversos departamentos para preparar seus respectivos orçamentos (vendas, administração, produção etc.).
Neste momento tem-se o início a elaboração dos orçamentos parciais que assumem a forma detalhada de demonstrativos abertos por mês e por item de receitas, custos ou despesas. Estes demonstrativos são devolvidos às pessoas encarregadas da elaboração do orçamento global que, depois de revisados, são submetidos à diretoria para aprovação.
A partir do momento em que o orçamento passa a vigorar na organização, tudo será analisado e avaliado em função dos padrões a serem observados e de variações a serem explicadas. Desse momento em diante, tudo será decidido com atenta consideração nos objetivos e nos meios definidos no orçamento em vigor. É através da comparação entre o desempenho real da organização com os valores determinados no orçamento que são apuradas as variações para análise de suas causas e orientar as decisões que devam ser tomadas para execução efetiva do planejamento.
É importante desenvolver na organização uma mentalidade apropriada para a adoção, aperfeiçoamento e à execução efi caz da administração através de orçamentos. É preciso treinamento estruturado para capacitar cada um dos colaboradores da organização de que o orçamento é um método dinâmico para facilitar o trabalho de todos e ajudar na consecução dos objetivos da organização determinados pela alta administração.
O orçamento deve ser uma antecipação realista das operações futuras da empresa e dos seus prováveis resultados e não uma peça de fi cção. A fl exibilidade e a capacidade para responder às mudanças são indispensáveis. O orçamento é um padrão de medida, uma rota a ser seguida e não um caminho rígido e infl exível que não permita ao gestor desviar-se dos imprevistos ou de situações mais lucrativas não previstas inicialmente no processo de elaboração da peça orçamentária.
O sucesso de uma organização está atrelado não somente a boa gestão, mas também às ferramentas que os gestores utilizam para auxiliá-los nesta importante tarefa, que os ajudará no planejamento, comunicação, execução e controle, aliado ao pensamento estratégico da organização.
Edição | 1709