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Os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de prescrição estabelecido em lei, o qual varia conforme cada documento, ou de acordo com a finalidade para o qual é emitido.
Em geral, os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, contados da data do pagamento ao empregado, ou de 2 anos da rescisão contratual, em face do prazo prescricional para os trabalhadores urbanos e rurais.
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PRAZO |
DOCUMENTOS |
FUNDAMENTO LEGAL |
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2 anos |
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho. Aviso-prévio. Pedido de demissão. |
Constituição Federal/1988, artigo 7º, XXIX. |
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5 anos |
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). |
Portaria MTE nº 1129/2014, artigo 2º, § 1º. |
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Acordos de Compensação de Férias. Acordos de Prorrogação de Horas. Atestados Médicos. Autorização para Descontos não previstos em Lei. Cartões, Fichas ou Livro de Ponto. Guias de Recolhimento de Contribuições Sindical, Assistencial e Confederativa. Recibos de Adiantamento de Salários, 13º Salário, Gozo de Férias e Pagamentos em Geral. Requerimento do Empregado da 1º parcela do 13º Salário e do Abono Pecuniário de Férias. Seguro-desemprego – Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD). Vale-Transporte. |
Constituição Federal/1988, artigo 7º, XXIX. |
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Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa) – NR 5 – Eleições (convocação, atas, etc.). |
CF/1988, artigo 7º, XXIX. Portaria MTb nº 3214/1978, NR 5, item 5.40, “j”. |
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Mapa Anual de Acidentes do Trabalho (NR 4). |
CF/1988, artigo 7º, XXIX. Portaria MTb nº 3214/1978, NR 4, item 4.12, “j”. |
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10 anos |
PIS/Pasep (a contar da data prevista para seu recolhimento) Salário-educação. |
Decreto-Lei nº 2052/1983, artigo 10. Decreto nº 6003/2006, artigo 1º. |
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20 anos a partir do desligamento do trabalhador |
Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas. |
Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 7, subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1. |
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20 anos |
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA). Dados obtidos. |
Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 9, subitem 9.3.8.2. |
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Nota 1 |
FGTS – Documentos relativos |
Lei nº 8.036/1990, artigo 23, § 5º. |
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Indeterminado |
Cipa – Livro de Atas. Livro de Inspeção do Trabalho. Livros (ou fichas) de registro de empregados. Relação Anual de Informações Sociais (Rais). |
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Nota 1
Os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deviam ser guardados por, no mínimo, 30 anos, com base no artigo 23, § 5º, da lei 8.036, de 1990 e no artigo 55 do Regulamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (RFGTS), aprovado pelo Decreto nº 99.684, de 1990.
No entanto, o Supremo Tribunal Federal (STF), no Recurso Extraordinário com Agravo (ARE) nº 709.212 (DJe de 1º/12/2014), em decisão com repercussão geral, declarou a inconstitucionalidade dos citados artigos 23, § 5º da Lei nº 8.036 de 1990, e do artigo 55, do Decreto nº 99.684, de 1990, na parte em que ressalvam o “privilégio do FGTS à prescrição trintenária”.
Com base na decisão do STF, o Tribunal Superior do Trabalho (TST), por meio da Súmula nº 362, determinou que, para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13/11/2014, é quinquenal (5 anos) a prescrição do direito de reclamar contra o não recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de 2 anos após o término do contrato. Já para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13/11/2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: 30 anos, contados do termo inicial, ou 5 anos, a partir de13/11/2014.
Balaminut | maio 2021